event là một chuỗi bao gồm những công việc nối kết nhau như một con tàu từ khâu bắt đầu tới khâu kết thúc. Chỉ cần một trong đa số khâu có vấn đề tự khắc sẽ làm yếu tố hoàn hảo trong event bị giảm đáng kể.

bởi vì thế bất kì một event nào dù lớn hoặc là nhỏ thì việc lập kế hoạch vạch định ra quy trình perfect của sự kiện là một trong đa số yếu tố cần thiết và không thể thiếu.

ban cong hoi gia re

Dưới đây là quy trình cơ bản :

1. Xác định nhu cầu khách hàng:

Trước khi bắt tay vào làm sự kiện cho các doanh nghiệp cá nhân tổ chức, bao giờ người làm sự kiện cũng phải tìm hiểu khai thác mục tiêu của sự kiện, thành phần khách mời, số lượng khách mời, đây là loại hình event sẽ thực hiện (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,…)

2. Hình thành ý tưởng cho sự kiện:

Sau khi tìm hiểu xác định yêu cầu người làm event sẽ đưa ra ý tưởng sơ bộ đánh giá tính khả thi, để chọn lựa bàn bạc. Lưu ý tưởng sáng tạo tuy nhiên vẫn phải bám vào tính chất chất, yêu cầu của sự kiện.

3. Thiết kế event:

Sau khi hình thành ý tưởng nhà sự kiện sẽ vạch ra cụ thể chi tiết các bước trong event, càng chi tiết sẽ giúp việc lên kế hoạch phân công càng dễ dàng. Lưu ý khi thực hiện công việc này đòi hỏi phải làm việc tập thể nhóm bàn bạc đưa ra không ít ý kiến sẽ mang tính hiệu quả cao hơn. các giai đoạn của cụ thể của ý tưởng sẽ được thực hiện trên những nội dung dưới đây:

Xác định địa điểm tổ chức

Thời gian tổ chức thời lượng chương trình của event.

Chủ đề của chương trình, hình ảnh màu sắc chủ đạo của chương trình.

4. Lập kế hoạch thực hiện:

Đây là bước cụ thể hóa nhất để chương trình đưa vào tổ chức:

Kế hoạch ngân sách

Nguồn lực

Trang thiết bị

Giả quyết và khắc phục nguy cơ thất bại

Cho thuê người mẫu ảnh

5. tổ chức event

Thời gian cho một event thông thường thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị. Bao gồm trang phục, banner, trang thiết , liên lạc với các nhà cung cấp liên quan. Công ty sự kiện có thể thuê bên ngoài một vài hoạt động thực hiện có sự giám sát từ phía nhà sự kiện. Sau đó tiến hành dàn dựng chuẩn bị hoàn chỉnh là trước 2 đến 3 ngày và theo một bảng phân công công việc rõ ràng để tránh không bỏ sót bất kì một khâu nào .

7. Kết thúc event:

Theo dõi những tiến trình diễn ra của event và nhìn thấy điều chỉnh kịp thời các rủi ro.

Kết thúc sự kiện thu dọn đa số trang thiết bị event, thanh toán hợp đồng, tìm hiểu đa số vấn đề chưa tổ chức được trong event để làm kinh nghiệm cho những event tiếp theo.