Khai trương, khánh thành là một trong các sự kiện đánh dấu tiến trình phát triển của công ty bởi thế mà được khá nhiều doanh nghiệp đặc biệt xem trọng. Đây không chỉ đáp ứng được nhu cầu của người tham dự mà còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng và đa số đối tác của doanh nghiệp, nguyên nhân vì thế nên để tổ chức tốt đẹp event này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện nên tuân thủ theo quy trình nhất định gồm đa số bước sau:
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng:
Khi nhận thực hiện từ đối tác bạn nên làm rõ đa số nội dung sau:
Lý do để tổ chức sự kiện này là như thế nào? mục tiêu ý nghĩa của sự kiện, thời gian thực hiện, địa điểm thực hiện, thành phần số lượng người tham dự tham gia, các yêu cầu đặc biệt trong sự kiện... từ đó sẽ là nền tảng để lập ra đa số nội dung nên làm tiếp theo cho công việc thực hiện.
công ty tổ chức tất niên
2.Trao đổi phân tích và tư vấn:
Đưa ra ý chủ đề, ý tưởng của event, bàn bạc tính khả thi để tiến hành chi tiết. Công việc này thông thường sẽ được tổ chức một nhóm người để phân tích kĩ lưỡng và chính xác hơn.
3. Xác định chi phí và báo giá:
Căn cứ vào nhân sự event, trang thiết bị, đa số hạng mục tổ chức tiệc ăn uống đi kèm, số lượng đa số hoạt động của sự kiện để định giá và báo giá với khách hàng. Thông thường sẽ thông qua đàm phán và làm việc trực tiếp bằng hợp đồng
4. Tiến hành ký kết hợp đồng thống nhất các hạng mục của event.
5. Tiến hành chuẩn bị :
-Lập danh sách khách mời.
-Xác định địa điểm thực hiện.
-Lên kịch bản chương trình.
-Thiết kế các banner, băng rôn, backrop sân khấu.
-In ấn và phát thư mời
-Xin giấy phép của cơ quan nhà nước để treo banner thông tin, marketing event .
-Nhận định và chuẩn bị những phương án rủi ro như trời mưa, mất điện,...
tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm
6. tổ chức event:
Tiến hành trang trí dàn dựng: Bên ngoài khu vực lễ, cổng chào khu vực khai trương, khu vực tổ chức tiệc (nếu như có).
đa số hoạt động của buổi event :
- Dàn lễ tân mặt đồng phục chào và cài hoa lên áo cho đại biểu, khách mời.
- Văn nghệ chào mừng, múa lân khai mạc.
-Dẫn chương trình tuyên bố lý do miêu tả, đại biểu.
- Phát biểu của những đại biểu.
- Nghi thức cắt băng rôn khánh thành.
- Lễ tân tiễn khách ra về
7. Kết thúc event:
Tiến hành tháo dỡ, dọn dẹp, kết thúc những công đoạn còn lại của hợp đồng, thu thập ý kiến khách hàng, đánh giá event.