Việc tổ chức sự kiện tại một tỉnh sẽ mang lại vô cùng nhiều khó khăn khá nhiều bỡ ngỡ cho người làm sự kiện từ nơi khác tới với ngay cả những người làm event khá nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một số lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho các event tại một tỉnh nào đó.

cong ty to chuc su kien tat nien



1. Khảo sát địa điểm tổ chức.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là đa số khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với phương pháp làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải các khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải các khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều phổ biến tại đa số khách sạn tại thành phố nhỏ..

nếu như bạn thực hiện một chuỗi event ở tương đối nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát các điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, bởi lẽ bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của những khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hoặc kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hay trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến khá nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều nên thiết cần làm.

Thường thì các đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.