Để tổ chức một event được diễn ra tốt đẹp là một việc không hề đơn giản một chút nào. Nó đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị tốt. Bạn nên xây dựng một kế hoạch về thời gian cũng như là địa điểm tổ chức tốt. Nhưng có một điều bạn nên lưu ý đó là khách mời, đa số người rất chủ yếu cho sự hoàn hảo của event. Nếu bạn phục vụ không chu đáo sẽ làm ảnh hướng đến thái độ của khách mời đối với sự kiện.

to chuc tet trung thu cho cac be

1. Liệt kê danh sách khách mời và khu vực đón tiếp.

Việc bạn nên làm đầu tiên là có một bản danh sách càng đầy đủ, chi tiết về khách hàng. Điều này giúp bạn có thể chủ động trong công việc kiểm soát khách mời nhất là cho đa số bữa tiệc có liên quan đến dịch vụ ăn uống. nên giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu đáo, luôn phải chuẩn bị tương đối nhiều bản danh sách dự phòng hoặc là linh động có theo công cụ hỗ trợ gần khu vực tổ chức sự kiện (laptop, máy in…).

nên có ít nhất hai bàn để song song đón tiếp khách, giảm ách tắc ở khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh event. Do tính chất tùy sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ - khách mời bên ngoài, khách cần sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …

2. Phân chia công việc, vị trí cho nhân sự

Đối với đa số event lớn, thực hiện ngoài trời hoặc là có lượng người tham dự cao (bóng đá, liveshow, đua xe công thức 1…), ban thực hiện phải tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi event chưa bắt đầu. nên có biện pháp nhanh chóng xử lý đa số phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn.

tổ chức lễ khai trương


3. Đưa bản kế hoạch đón tiếp cho khách mời xem trước

Vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách hàng là vô cùng quan trọng. Có 5 khách hàng sẽ cung cấp thêm danh sách và để cho agency chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có những khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách - trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để update khách mời là rất quan trọng bởi do có những vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình. Là một người làm event chuyên nghiệp, Nếu bạn không biết các vị giữ vai trò chủ yếu đã tới chưa và mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương trình của bạn. hoặc là khi gần đến giờ diễn ra sự kiện, một số khách hàng bị rối lên bởi lẽ không quen với công việc này sẽ phó mặc cho bạn, bởi do vậy, hãy lường trước 4 sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp họ có sự chuẩn bị tốt hơn.