Hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi thực hiện event họp báo, hội nghị với mục đích giới thiệu cũng quảng cáo cho hình ảnh của doanh nghiệp của họ đến với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính vì thế hầu hết những doanh nghiệp này phải làm sao để event được diễn ra hoàn thiện và phải thật đặc sắc. Có như thế thì những khách mời tham dự mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để phát triển sau này.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Vậy event họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi trên bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện

Bước này là bước chủ yếu nhất bởi đây là tiền đề để thực hiện những bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được mục đích cũng như chủ đề của sự kiện thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho event, cần phải sử dụng các loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham gia event gồm thành phần là những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của event hay là không.

Thông thường thì hầu hết event như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự vì hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa những dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch thực hiện event bao gồm những thông tin như yêu cầu của sự kiện, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để tổ chức là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành tổ chức theo kế hoạch đã đưa ra

Event này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt những việc như truyền thông, marketing, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng cần thiết là bạn nên chuẩn bị những dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

tổ chức lễ khai trương

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của họ. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.